Få mer gjort – slik blir du mer effektiv

Å få kontroll på arbeidsoppgavene og lære seg å prioritere riktig er veien til en langt mindre stressende arbeidshverdag. Når du stresser mindre, får du også færre spenninger i kroppen og sover bedre. Det skaper en god sirkel hvor du får mer gjort på kortere tid, samtidig som du kan ta helt fri når du har fri.

Tipsene under vil hjelpe deg med å bli mer produktiv og å lage et system hvor du slipper å skyve oppgaver frem i tid. Husk at gode vaner kan ta litt tid å innarbeide, så om det er lettere for deg å ta det gradvis, gjør du det.

Slik blir du mer effektiv

1. Avslutt hver arbeidsuke med å planlegge neste ukes gjøremål

Før du tar helg, gå over neste ukes gjøremål og planlegg hva du skal gjøre når. På den måten kommer du raskt i gang når mandagen kommer, og har et realistisk bilde av hva du vil få ut av uken.

2. Finn et system for å holde orden på oppgavene dine

I dag finnes det utrolig mange praktiske hjelpemidler for å holde orden på gjøremålslisten fra dag til dag. Prøv deg frem til du finner det som passer for deg, enten det er oppgavelister i Outlook eller Gmail, en produktivitetsapp som Todoist eller ClickUp, eller du foretrekker penn og papir.

3. Få ned antall oppgaver per dag

Gjøremålslisten din bør ikke inneholde flere oppgaver enn det faktisk er mulig å fullføre. Hvis du stadig må skyve oppgaver til senere, tyder det på at du planlegger for mye på én dag. Bryt opp større prosjekter i mindre deloppgaver, og prøv å holde deg til 5–10 oppgaver per dag.

4. Ta de mest utfordrende oppgavene først

Forsøk å få unna de mest krevende oppgavene før lunsj, mens du fortsatt er opplagt. Hvis du vet at det er enkelte dager i uken hvor du typisk er mer eller mindre uthvilt, kan det være lurt å planlegge oppgavene for resten av uka deretter.

5. Slutt med multitasking

Når du multitasker, bytter du i realiteten raskt fokus mellom ulike oppgaver. Hver gang du skifter fokus, tar det tid å komme skikkelig inn i oppgaven igjen. Derfor er det langt mer effektivt å jobbe med én oppgave av gangen.

6. Bli kvitt forstyrrelser

Blir du ofte avbrutt av meldinger, telefoner eller e-post, eller tar du deg selv i å lese avisa eller gjøre andre ting når du skal løse en oppgave? Da kan det hjelpe mye å fjerne det som forstyrrer deg. Sett deg som «opptatt», slå på lydløs, og lukk e-posten.

Du kan til og med finne nettleserutvidelser som blokkerer sosiale medier og andre sider du typisk besøker i perioder hvor du jobber med spesifikke oppgaver.

| Les også: Når nettbutikken vokser – slik effektiviserer du » 

7. Automatiser så mange oppgaver som mulig

Svært ofte kan ulike apper ta seg av oppgaver du i dag gjør manuelt, spesielt i dagens tidsalder med AI. Det kan være alt fra å utarbeide rapporter, hente inn og fylle ut informasjon i Excel eller andre programmer, sette opp varsler eller lagre filer på bestemte steder.

Automatiser alt du kan! Avhengig av hva du jobber med, kan du spare mange arbeidstimer i løpet av en måned. Ta for eksempel en titt på Zapier og IFTTT for å komme i gang – disse lar deg automatisere mange ulike oppgaver.

8. Bruk timer eller nedtellingsklokke på oppgavene dine

En populær måte å bli mer effektiv på er å sette av tilmålt tid til spesifikke oppgaver, for eksempel ved å bruke en nedtellingsklokke. Sett av 10, 20 eller 30 minutter per oppgave, avhengig av hvor komplekse de er. Det gjør det lettere å fokusere og øker produktiviteten i hver arbeidsøkt.

9. Legg inn tid til pauser

Ta en liten pause mellom hver økt, og strekk gjerne på bena eller trekk litt frisk luft. Det gir bedre konsentrasjon og reduserer spenninger i kroppen. 

10. Bruk 80/20 regelen når du prioriterer oppgaver

Som regel har man ikke nok tid til å gjøre alt man ønsker, selv med effektivisering av rutiner og arbeidsmåter. Da er det viktig å fokusere på de riktige oppgavene.

80/20-regelen (Pareto-prinsippet) sier at 80 % av resultatene skyldes 20 % av årsakene. Det vil si at for eksempel 80 % av et firmas lønnsomhet eller resultat kommer fra 20 % av aktivitetene eller produksjonen. Hvis du klarer å finne ut hvilke oppgaver som gir mest tilbake, bør du prioritere disse. Oppgaver som faller utenfor, kan enten automatiseres, delegeres, utsettes eller rett og slett droppes.

| Les også: Få bedre ergonomi på lageret med 5 enkle tips »   

Bonus tips: Opplever du ofte at andre tanker dukker opp og distraherer deg mens du jobber? Det kan være ting du må huske å gjøre, eller kanskje en god idé som kommer til deg.

Lag deg et eget distraksjonsdokument eller en notatblokk, og skriv ned disse tankene og ideene når de dukker opp. På den måten kan du legge dem mentalt til side og fortsette arbeidet. Når arbeidsdagen nærmer seg slutten, går du gjennom notatene og eventuelt setter dem på gjøremålslisten.